Hur man fyller i ett brevkuvert: info och praktiska anvisningar
Förr eller senare händer det alla: ett papperskuvert som innehåller ett meddelande måste postas. Oavsett innehållet i kuvertet, viktigt eller inte, måste kuvertets fram- och baksida fyllas i ordentligt och rätt stämpel appliceras på brevkuvertet för att det ska nå sin destination.
I den här artikeln förklarar vi steg för steg och på ett kortfattat men detaljerat sätt vilka data och information som ska transkriberas på brevkuvertet innan det skickas och hur man gör det korrekt.
Låt oss börja direkt.
Brevhuvudet på ett kuvert: avsändare och adressat
Brevhuvudet på ett brevkuvert är enkelt.
Uppgifterna om avsändaren (den som skickar brevet) och adressaten (den som ska ta emot brevet) måste stå tydligt på kuvertet så att posten kan leverera det.
På baksidan av kuvertet (som måste förslutas och limmas) måste avsändarens uppgifter skrivas, medan adressatens uppgifter måste anges på framsidan.
Det färdiga kuvertet är sedan klart att postas och skickas.
Men låt oss titta närmare på, med praktiska exempel, var och hur dessa uppgifter ska anges.
Fylla i ett brevkuvert: baksidan
För att fylla i ett brevkuvert måste du skriva uppgifterna på båda sidor av kuvertet.
Kuvertets baksida är den sida som ska stängas och förseglas, med den typiska fliken som ska limmas. Det är just på flikens yta som avsändarens adress, dvs. den person som vill skicka brevet, måste skrivas.
För att slutföra brevkuvertet måste avsändarens adress inkludera:
- Fullständigt namn på avsändaren av brevet
- Hemadress
- Postnummer
- Förkortning av land och provins
Avsändaradressen kan skrivas i en horisontell linje, som du ser i bilden nedan.
Eller så kan du skriva avsändaradressen på tre olika rader, uppifrån och ned, som i bilden nedan.
Det är viktigt att skriva avsändarens uppgifter utan fel av två skäl.
Den första anledningen är att den som tar emot brevet kan läsa dem och omedelbart veta vem som skickade brevet och var det kom ifrån.
Det andra skälet är att om posten inte lyckas leverera brevet till adressaten, kommer den att returnera det till avsändarens adress.
Fylla i ett brevkuvert: framsidan
När kuvertets baksida har fyllts i med avsändarens uppgifter måste mottagarens uppgifter anges.
Mottagarens adress ska skrivas på framsidan, där också stämpeln ska fästas. För att ett brevkuvert ska bli korrekt ifyllt måste framsidan innehålla följande uppgifter:
- Portostämpel (uppe till höger)
- Eventuell stämpel för Priority Mail (överst till vänster)
- Mottagarens fullständiga adress (nere till höger)
På bilden nedan ser du exakt var du ska placera frimärket och var du ska skriva mottagarens adress på kuvertet.
Adressatens adress skall vara så fullständig som möjligt och innehålla så många exakta uppgifter som möjligt för att underlätta utdelningen av brevet.
Av denna anledning kan adressatens adress vara mer detaljerad och innehålla:
- Mottagarens för- och efternamn
- Fullständig adress (gatunamn, husnummer, postnummer, ortnamn, provinsförkortning)
- Stat där adressaten är belägen (om utomlands)
- Rubriker och titlar
- Ytterligare information (byggnadens namn eller nummer, interiör, trapphus)
- Telefonnummer
Klassiskt brevhuvud, titlar och titlar, sekretess: till vem brevet är adresserat
När du sammanställer ett brevkuvert är det vettigt att använda rätt rubrik, artighetsformler och titlar för att skriva på brevkuvertet.
Dessa tjänar till att göra det tydligt till vem brevet är adresserat, att göra det på lämpligt sätt och att visa graden av formalitet och konfidentialitet i korrespondensen.
Klassisk rubrik
För brev som skickas till andra personer än familj och vänner är det en bra idé att föregå adressatens namn med en rubrik. Detta beror på att vi vänder oss till dessa personer av skäl som kan vara av kommersiell, affärsmässig, juridisk, byråkratisk etc. natur.
Låt oss titta på några praktiska exempel på rubriker.
När ett företag skickar ett brev och adresserar en av sina kunder, sätter det vanligtvis adressatens namn före brevhuvudet:
- Dear (om adresserad till en man eller kvinna)
- Dear (om adresserat till ett företag)
Detta är den klassiska rubriken, som i sig kan vara tillräcklig för att “heada” (dvs. tilldela äganderätten till brevet) till den adressat som vi anger i kuvertet.
Denna standardrubrik är tillräcklig för att ange vem vi skickar brevet till.
Men om vi skickar brevet till en person som är berättigad, är det tillrådligt att lägga till respektive titel eller yrkesposition som adressaten har. Särskilt om vi tilltalar honom/henne i en formell, professionell egenskap.
Adressatens titel och tjänsteställning
Förutom rubriken är det brukligt att ange vilken titel mottagaren har för att bättre kvalificera honom/henne.
Om personen har flera titlar är det en god regel att välja den viktigaste.
Således har vi, i stigande ordning:
- Herr eller fru
- Doktor (för doktor och doktorinna)
- Notarie, advokat, ingenjör, arkitekt, professor etc. (beroende på yrke)
- Honorable (om brevet är adresserat till en politiker)
- Eminens eller Excellens (om brevet är adresserat till en religiös auktoritet)
Ett konkret exempel på rubrik- och titelangivelse är:
Bästa advokat Maja Andersson
Citrongatan 1,
250 00, Östersund
Ange graden av sekretess i brevet
Om brevet innehåller känsliga uppgifter eller information som endast är avsedd för mottagaren, är det en god idé att ange detta i brevet.
Detta beror på att korrespondens ofta kommer i adressatens händer via andra personer.
Det är därför formler används:
- Till kännedom för
- C/O (som står för “care of” och betyder “leverans av”)
Dessa två formler anger olika grad av sekretess för korrespondensen.
“För kännedom av”: när brevet kan läsas av andra personer än adressaten
Detta används när man skickar ett brev till en person som arbetar för ett företag eller en organisation.
Brevet kommer att lämnas i företagets lokaler och lämnas till adressaten internt, av andra personer.
Denna formel används när innehållet i brevet inte är av personlig karaktär och därför kan läsas av andra personer före eller vid sidan av adressaten.
I detta fall kommer det att stå före adressatens namn:
Kära företag Fortunati S.p.a.
Maja Andersson
Citrongatan 1,250 00, Östersund
Byggnad E
Interiör 4C
“C/O”: när brevet endast kan läsas av adressaten
Denna formel används när du skickar ett brev till ett företag eller en organisation där adressaten arbetar eller till en privatbostad där han eller hon bor, men utan en exakt adress eller privatadress i hans eller hennes namn. Om brevet är av strikt personlig karaktär och vi endast vill att mottagaren ska läsa det, använder vi “C/O” för att formellt ange detta.
Även om brevet kommer att tas emot och hanteras av andra personer, anger “C/O” att endast adressaten är behörig att öppna och läsa kuvertet. Det oöppnade kuvertet skall överlämnas av den person som anges omedelbart efter “C/O”.
I detta fall skulle adressaten anges enligt följande:
Bästa advokat Maja Andersson
Citrongatan 1,250 00, Östersund
POSTNUMMER 32000
Byggnad C
Interiör 4C
Strikt konfidentiellt
Om brevkuvertet ska innehålla mycket personlig eller känslig information kan du skriva “strictly confidential” eller “personal” i det nedre högra hörnet under mottagarens adress.
Detta gör det tydligt för alla som hanterar brevet att det är konfidentiellt och inte får öppnas eller manipuleras förrän det har levererats.
Köpa personliga kuvert för affärsändamål
Nu när du har alla referenser för att fylla i ett brevkuvert i sin helhet kan du fokusera på vilken typ av brevkuvert du ska använda.
Om du är egenföretagare, entreprenör eller ett företag kanske du vill skicka personliga kuvert som tydligt visar ditt varumärke och din logotyp.
Ett anpassat kuvert ger omedelbart en känsla av seriositet och pålitlighet, samtidigt som det gör det möjligt att omedelbart identifiera avsändaren av brevet.
För att upptäcka de olika typerna av företagskuvert och de olika sätten att anpassa dem, kan du besöka denna sida i vår e-handel.
Du kan skapa och köpa dina egna personliga affärskuvert med bara några få klick, för användning vid många tillfällen.